杭州会议公司:怎么做好一场会议会务展会活动

发布时间:2020-12-24
  开设一次会议会务展会主题活动,首要要清晰活动背景和目标,次之选定会议准备工作任务并明确议程安排,然后开展主题活动初期的宣传策划,分配布置会议室,最终大会完毕后,分类整理会议纪要并开展归纳。要想将商务会议会展的营销推广做到价值更大化,须要依据企业的建设规划开展方案策划,制订的方案组织工作要有延展性,而且要清晰制订步骤与职责分工等各方面开展,接下来杭州会议公司给各位详细介绍会议会务会展主题活动的有关常识。
  如何做会议会务展会主题活动
  1、清晰活动背景、目标。
  2、清晰活动主题、时间、地点、参加工作人员、参加人数、活动内容、有关准备材料类型、总数。
  3、分配会议管理工作组,明确会务服务组领导干部及组员,制订会议准备部署工作。
  4、依据明确的会议方案,制订大会费用预算,申请办理专项会议费用。
  5、明确清晰的会议方案、落实出席会议工作人员参加状况、大会具体地点状况、出席会议工作人员住宿分配状况、大会车辆状况,安全应急预案状况,形成会务服务指南样稿,经大会工作组领导干部确定后开始印刷。
  6、公布会议报告,包括大会时间、地点、提交大会材料格式要求、出席会议工作人员。
  7、确定发言人,挑选规范:有演说能力、有知名度、受到广泛尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。
  8、依据时间开展预演,避免时间不够和提前结束的状况。
  9、主题活动初期宣传策划。
  10、明确背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线地图的样式和内容,经大会工作组领导干部确定后,开始制作横幅、参会证、桌签等。
  11、检查各项宣传材料到位状况,包括横幅、路引、桌签、参会证。
  12、出席会议工作人员房间分配、餐饮分配。
  13、提前分配工作人员到达大会现场,分配会议厅、住宿、餐饮事项。
  14、检查各项会务服务资料到位状况,包括汇报材料、会务服务指南等。
  15、检查大会住宿、餐饮分配状况,如有晚宴,要协调好地点、酒水。
  16、明确进场时间、搭建内容。
  17、提前一天与节目主持人沟通交流,开展现场彩排与准备。
  18、分配布置会议室,并明确室内各项设施到位状况,包括桌椅板凳摆放、投影仪、大会电脑、话筒、电话会议机、复印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药物、摄影摄像设施。
  19、全方位检查各项任务落实情况,分配好引导工作人员、会议记录工作人员、大会电脑投影仪操作工作人员、摄影摄像工作人员,统一着装。
  20、明确出席会议工作人员到大会所在地具体时间,搞好分组。
  21、专职人员举牌迎接宾客,引领至招待区集中,同时段宾客集合完毕,引领进入车内。至酒店,引导到前台接待台签到。
  22、了解宾客的相关工作人员应站在正门口迎接,搞好参会签到,工作人员到位后派发房卡、资料册,包括会务服务手册、参会证、笔纸、友情提示(常见注意事项提醒、用餐及活动提醒)。
  23、VIP招待:专职人员专车全过程随同,专车送达酒店,引至贵宾区歇息,代办手续,送至房间内。开会时由高級别的领导亲自随同,引导坐在前排。
  24、选好合影位置。
  25、回程票务协调性。
  26、送宾步骤:在酒店大厅定时定班,专职人员带队,专职人员跟车。
  27、大会完毕后,回收自带物品、整理会议纪要,发布大会成果,总结会议策划经验教训。
  怎么让商务会议会展的营销达到价值更大化
  1、首先便是依据公司的发展战略规划及营销目标
  对企业的优势资源(产品、信息内容、技术应用、服务项目)或需要开展深入分析,之后再斟选出适时对路的展会推广,最终再从策划的角度充分考虑资源怎样出奇致胜。
  2、其次,制定的展会方案
  具体实施组织工作要有延展性,包括对未来转变与竞争的思考,有必要的信息反馈与调整机制。
  3、最终展会组织应该有严格的步骤与职责分工
  展会组织应该有严格的步骤与职责分工并有专职人员负责项目,特别强调企业内部的协调性,企业与外协单位的协调性作业。常常听到一些企业管理者这样埋怨:原本的想法是这样的,可外协公司做给我的展位及活动策划方案却与品牌及产品脱节,而变更方案则由于时间的紧迫而显得不太可能,让企业管理者感到沮丧。部分企业内部组织很松散,以至展会上该搜集的信息内容没有搜集,该做的推广没有搞好。
  总体来说,展会营销是一种比较繁杂的工程项目,必需通过缜密且对路的方案、出奇致胜的推广模式、科学的明确分工、严谨的执行才能使展会营销真正充分发挥。