如何策划一场高档次的峰会活动?

发布时间:2021-03-04
  峰会活动说的直白一点,实际上的意思便是营销活动,对企业来说比较受欢迎的一种活动方式,可是咱们我们都知道一场高档次的峰会活动是怎样策划出来的吗?下面杭州活动策划公司的小编就为我们伙儿一起来共享一下吧!
  高档次的峰会活动是怎样策划的
  一、确认活动主题
  确认项目主题,需求搞清楚几个问题。
  1、 这次活动是由谁主张的?BOSS?营销总监?品宣部分?
  2、 活动意图是什么?做品牌推行?新品发布会?会务营销?
  3、 方针人群有哪些?企业家?政界名人?文艺圈人士?学生?
  4、 活动主题案牍是什么?知道了做这个活动的意图,就不难敲定主题了。至于怎样想出一个巨大上的主题称号,接下来便是案牍的工作了。
  这儿必需求分外留意的是,要想活动档次高,必定要请大咖。不论政商文娱,大咖都自带流量,自带影响力,天然烘托出活动的层次来。
如何策划一场高档次的峰会活动?(图1)
  二、建立项目组
  事都是人干的,必定得建立项目组,确认好由哪些人去做哪些事。项目组中的每个人又有哪些详细使命分配,以及时刻节点。
  那么问题来了,终究策划一场活动需求哪些人参加呢?
  1、一般来说,首要有个总统筹的人。担任跟领导确认方向、组织使命、和谐资源、进程审阅、项目跟进等,相似项目经理的人物。
  2、其次需求案牍策划。担任活动进程中一切构思案牍的编撰,包含各类海报宣扬标语、宣扬内容、领导致辞、掌管人串稿等,以及活动前期的推行案牍和活动完毕后的报导案牍。
  3、再者,要有规划。担任一切宣扬物料的规划,包含主题宣扬海报、嘉宾海报、报名详情页、手提袋、约请函、工作证、臂贴、席卡、名牌等。
  4、IT技能。假如想要把活动做的再巨大上一些,就需求凭借一下科技的力气,做些更风趣的互动,或为流程增色。那么就需求一个技能人员,帮你完结一些交互功用。
  5、物料对接。一场活动下来需求的物料许多,最好有个专门的人担任物料的制造。包含挑选供货商、费用报价、制造跟进等。
  以上仅仅根本的人员装备,首要担任前期策划和履行的。至于终究需求几个人,得依据活动的巨细和项目周期来判别。有些大型活动,周期又短的,光规划师就需求至少2-3个人。
  但一场成功的活动,尤其是大型活动,往往都不是一个小组就可以独立完结的,更多的时分需求各个部分乃至整个公司的通力协作。
  三、确认工作使命
  简略来说便是策划一场活动需求做哪些工作?这儿要分活动前期、活动当天、活动完毕后三个阶段。
  活动前期的事项首要有:
  1、 除了前面现已确认好的主题,需求确认本次活动时刻?活动的规划?需求预订多少座位的会场?地址组织在哪里适宜?
  2、 流程规划。有几个环节?谁掌管?谁开场?有几个嘉宾讲演?讲什么?讲多久?
  3、需求约请哪些嘉宾? 嘉宾是本地的仍是外地的?如有外地嘉宾是否还需求组织招待?嘉宾是否是大众人物,需求警戒媒体?
  4、需求准备哪些物料?是否需求视频制造(假如想让活动显得巨大上,主张放些视频或小特效)?伴手礼用什么?什么标准?预算多少?
  5、活动宣扬事宜?在哪些渠道推行活动音讯?怎样报名?报名后怎样参会?是否免费?
  6、媒体协作。活动现场是否需求媒体记者朋友的采访?媒体招待工作。
  7、活动完毕后是否有嘉宾晚宴?嘉宾或来访人员接送事宜。
  8、供货商对接,设备租借,媒体、宣扬、摄影。
  9、项目组人员组织、项目审阅、进展跟进。
  此处必需求分外留意的是,规划师关于活动的标准、调性所定好的主视觉很重要,一切的物料都跟着主视觉走,会直接影响整场活动的格谐和层次。
  活动当天需求做的工作:
  1、一切物料参与,现场建立、摆放、装置。留意嘉宾席台卡、名牌等摆放到位。
  2、现场排演:过流程、图片或视频播映、PPT和音响、灯火等设备测验,掌管人串稿、嘉宾人员到位。
  3、现场报到、挂号、摄影、招待、进场指引、伴手礼发放。留意将重要嘉宾指引入席,不要坐错方位。
  4、现场媒体招待,预留前后采访的时刻和方位。
  5、活动进程中的现场操控,把握嘉宾讲话时刻,最好仍是不要呈现过多的超时。
  6、嘉宾接送。
  7、晚宴组织。
  活动完毕后的工作:
  1、项目复盘。回忆项意图进程,鼓舞做的好的当地,反思考虑不周的当地,今后改善,以及人员奖惩。
  2、后期宣扬,媒体通稿。做了什么工作,做的怎样样,取得了什么样的作用,得广而告之。
  举行峰会活动必需求分外留意的事项
  活动是否成功,很大程度体现在细节上。这儿共享一些活动策划和履行进程中必需求分外留意的一些问题,希望能帮忙我们把活动做的更好。
  1、主题案牍必定要尽早确认,敲定了就不能改动。后续许多工作都是依据这个主题来展开的,一旦主题变了,后边的许多工作就会发生连锁反应,跟着变化,费时吃力。
  2、流程规划不要过多,每个环节时刻不要过久,尤其是嘉宾讲演,最多不要超越15分钟,多了就没有人乐意听了,影响留存率。还有嘉宾上场次序很重要,谁先将,谁压轴讲,会直接影响留座率。
  3、嘉宾必定要提早约请,而且多约请几位作为备选,防止一些嘉宾暂时有事抵触。有些嘉宾假如有讲演的,尽量提早排演,对稿,框时刻。
  4、互联网年代,流量为王。不论活动意图是什么,建群都是个必要的动作。人脉链接,资源共享,不白费繁忙一场。所以,必定要记住提早打印二维码,便利现场扫码进群。
  5、提早重视天气预报,做好面临阴雨天的B方案。
  6、提早去现场堪景,规划好指引道路,有些当地假如很大,或许在相似高校这样的当地,可能有好几个方向通向会场,留意做好指引牌。
  7、必定要准备几个会开车的人,帮忙嘉宾接送事宜。
  8、做好现场安保,谨防某些心怀叵测之人现场捣乱。一起搞好媒体联系,争夺多些正面报导。
  9、工作人员幸苦一天了,再忙也不要忘掉组织好工作人员的一日三餐哦。
  10、活动完毕后拾掇好场所,留给场所提供方一个好形象。