杭州会议公司告诉会议策划的步骤有哪些?

发布时间:2021-01-25
  对于会议会务活动,它是聚集所有人的力量和智慧将信息进行传播的一种有效的活动方式,我们清楚会议策划都有哪些步骤吗?会务组织工作中都有哪些要点呢?下面就和杭州会议公司一起去看看吧!
  1 会议策划的步骤
  第一步、立项
  大型会议活动策划需要做好立项策划。也就是说需要将活动当做一个项目去确定下来,看看这个活动是否继续执行,为什么执行,这点必须要搞明白,才能顺利进入下一个流程。
  第二步、进行调查、可行性的研究
  大型会议活动策划调查具有一定的特殊性,比如调查的内容,很多国家对于大型会议活动的政策与规范要熟悉,确保会议举办符合公众关注的热点,或者找到一些类似的历史会议咨询去参考,然后观察下场地状况与会议时间的选择,再去综合在一起进行研究,以确保会议举办的可行性,这也是大型会议活动策划的主要步骤之一。
  其研究的范围包括大型活动的社会适应性,包含社会环境与目标适应公众性、效益可行性等等。然后还需要从宣传角度来考虑,若是广告投放,需筛选哪种广告模式适合、效果好。毕竟大型会议活动需要很多物质准备与金钱的支持。所以,在策划大型会议活动的时候肯定要把握住现代科技研究成果与社会热点、实际目标的集合,只有做到这些,才是专业会议公司成功的案例制作。
  第三步、主题提炼、进行创意
  除了个人的创意之外,策划大型会议活动的时候还必须要格外注意群体创意策划。当然专业的会议公司策划也可以,但是我们尽力能够综合每个方面的优势,进行不同学科的组合群体策划,才能提炼主题、塑造出一个具有创意的公司会议活动。
  2 会议会务组织工作中的五大要点
  一、提前谋划,精心制定会议方案
  1)周密细致、程序规范
  会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。
  2)加强沟通,统筹协调
  一方面,要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要,中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议,具备极其重大的政治意义。为使会议效果达到有关要求,在组织筹备会议的过程中,必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面,要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展,是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果,因此在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。
  3)细化分工、倒排工序
  要逐项细化分解任务、确定职责分工,使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工,避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排,进一步细化方案的工作分工、时间节点,夯实岗位职责,使各单位能依据倒排时间表,认真对照检查,确保按时完成,实现无缝对接。
  二、把握细节,认真做好会前演练
  1)对会议细节进行逐项演练
  会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演,对也许会出现的情况和问题提早研究解决办法,在此基础上制定详细的分工明细表,使每个人都清楚自己的任务,并了解其他人的任务,确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。
  2)在会场住地进行实地演练
  随着会期临近,会务组织者应深入会场、住地,根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前一天布置完毕,每一项活动提前一天部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。
  3)临近会议前的重点环节演练
  牵牛要牵牛鼻子,筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节,如果大会的重点环节出现瑕疵,整个大会的效果就会大打折扣,甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节,要加强会前演练,做到思想上格外的重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑,确保万无一失。
  三、热情周到,搞好会议期间的组织服务
  会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作,才能使场内外各个环节有机衔接。
  1)加强值班畅通运行机制
  会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。在大型会议中,大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部,各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构,通过建立会议值班制度,畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系,便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理,使会议代表得到更加优质有效的服务。
  2)紧盯细节把握会场节奏
  会议期间会务工作者要紧绷着一根弦,紧盯住各种细节。比如,要与音响师、播音员做好对接工作,准备一套会议主持词交给音响师和播音员,以方便其把握议程安排;会议开始前要安排专人到会场清点人数,会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员;会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况,根据真实的情况进行调整;维护会场秩序,防止无关人员进入会场,提醒与会人员关闭手机等。
  四、改进会风,厉行勤俭节约
  组织筹备大型会议,要严格贯彻落实中央八项规定精神,采取切实有效的措施改进会风。
  1)简化会场布置、节约会议用品
  大会会场的主席台要简化绿植花草布置,报告席、发言席不摆放鲜花,不挂欢迎标语、不设大型显示屏;住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用,提高会议用品使用率,减少一次性用品,根据需要提供笔、本和纸张,切实降低会议成本。
  2)简化迎送接待、严控会外活动
  不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式,不张贴悬挂标语横幅,不铺地毯、不献花;会议代表入住的房间不摆放鲜花。不组织代表到景点参观游玩,不举办联欢晚会。
  3)加强乘车管理、严格用餐标准
  会议代表分散在多个住地确需租用车辆的,严控会议租用车辆数量,需乘车出席全体会议的一般集体乘坐大巴。会议一律安排自助餐,本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则,不安排高档菜肴、不上酒水,不安排、不组织宴请活动。
  五、善始善终,合理安排会后有关工作
  一次成功的会议,不仅要有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要做到善始善终,超前谋划、合理安排会后有关工作。
  1)统筹做好会后服务
  要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。
  2)做好会后总结
  及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。
  3)及时整理会议资料
  要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。